Подготовка документов к передачи в архивные фонды

Все компании нуждаются в правильном ведении документов, а именно необходимо проводить такую манипуляцию, как архивацию или, как ее еще называют, архивирование документов.

Прежде всего следует разобраться, что именно подразумевается под этим процессом. Архивной обработкой называется процесс, в ходе которого все бумаги подвергаются оформлению, комплектуются, составляются на них различного рода сопроводительные документы, так же проводиться определение сроков сохранения документов, а после всех подготовительных работ они направляются в архивы.

Следует отметить, что проведение данного процесса воспринимается по-разному руководящим лицом и бухгалтерией.

Сталкиваясь с такими проблемами, как хранение, обработка и проведение систематизации материалов, все предприятия часто сталкиваются с такой проблемой, как неимение понятие о таких услугах, которые им необходимо провести или которые намеренны заказать в архивной компании.

Что представляет собой архивация и для чего ее следует проводить? Итак, начнем с самого начала разбираться с проведением данного процесса.

Не зависимо от формы собственности все предприятия, обязаны передавать документацию на хранение в архивы, это установлено законодательством России. Исходя из типа бумаги, хранение должно обеспечиваться в течение установленного срока или же постоянно, а именно до прекращения деятельности предприятия. В обязанности собственников входит сохранение документов в полной сохранности, а так же позаботиться о предоставлении необходимых сведений об этих бумагах при запросе Гос архивного учреждения. Какие-то виды документации в установленном порядке подлежат передачи в архивные фонды РФ. К примеру, это такие виды документов, как штатное расписание, отчетность бухгалтерии за год работы, дела, которые касаются исключительно личного состава, а так же документы, без которых невозможно составить справку социально-правового типа (пенсии, стаж работы, производственная вредность, квалификация и пр.).

При нарушении ведения архивов руководитель предприятия несет такие виды ответственности, как гражданско-правовую, уголовную, административную. Именно эти направления законодательства следят за состоянием ведения работ с архивными фондами и они же обеспечивают сохранность документации.

Подводя итоги, можно сказать, что проведение архивирования документации позволяет решить целый комплекс все возможных проблем, которые связанны с организационными работами и управленческой деятельностью архива организации, а так же с предоставлением уверенности в сохранности всей имеющейся информации.

При необходимости проведения архивных работ, следует обратиться к специалистам, которые предоставляют услуги в сфере архивирования. Именно они точно знают, не только что именно следует делать с бумагами, то есть, какие именно проводить процессы архивирования, но и предложат самое оптимальное решение, подходящий именно Вам.

По материалам сайта http://www.archivespro.ru/

 

Наши приколюхи